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城建档案信息化建设的重要性

提供者:徐州市城市建设档案馆 来源:转载 日期:2014-12-11 10:29:15 人气:
    档案信息化在城建档案管理活动中全面应用现代化信息技术,对档案信息进行了采集、管理和提供利用服务的工作。具体的可以理解为档案信息实现“三化”:一是档案信息数字化;二是档案信息接收、传递、存储和提供利用一体化;三是档案信息网络化。
    一、档案信息化建设的重要性及现实意义
    1、档案信息化建设的重要性
    一是可改善档案管理工作。只有实现城建档案信息化,才能冲破档案利用的种种局限,实现档案信息资源的合理配置、科学管理,为社会提供高效、优质的服务。
    二是可为科学研究和知识普及提供智能化服务。档案信息化,可一次投入,多次产出,远程服务,资源共享;提高档案信息利用的时效性。
    三是可避免出现“时空黑洞”。随着计算机网络技术的发展和普及,电子政务、电子商务等将日趋普及。档案人员要管好档案,就是提前介入电子文件和管理工作中,以管理档案的形式管理电子文件等有用信息,使信息发挥最大的效益。
    2、档案信息化建设现实意义 
    档案管理的信息化、网络化,可以给管理人员、职能部门带来显而意见的效果和收益。
    一是档案管理不再费时费力。档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用,工作量大,效率很低,费时费力。实行信息化后,档案管理达到自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入可以多次利用,即可在档案管理内部进行数据共享,提高了工作效率。数据录入后,可以方便地打印出相关的收发文单据、汇总表,打印出档案的背脊、封面、案卷目录、文件目录、备考表等。档案库中的信息需要统计,并形成报表,由计算机处理,可以极大地提高管理人员的效率。
     二是检索查询方便。传统的检索方式,档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来,然后根据记录到库房中查找,费时、费力。档案管理信息化后,可以实现即时查询,管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式,在档案库中检索出需要的档案信息。极大的减轻了工作人员的负担。
    三是提高整个部门的工作效率。实施档案管理的信息化后,部门管理员工从繁重的手工劳动中解脱出来,提高职能部门的工作效率。
    四是有效的提供服务。档案管理的信息化,科技人员可以在自己的计算机上查阅档案资料,提高了工作效率。  
    二、档案信息化建设的内容
    档案信息化建设主要包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设和人才队伍建设等五个方面。
    1、基础设施建设。
    主要包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器,以及操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等,其核心是计算机网络。只有建设先进的计算机网络,才能充分发挥档案信息化的整体效益。计算机网络按照网络连接的距离可分为局域网、广域网和互联网等三种类型。

    2、档案信息资源建设。
    主要包括两大方面,一是现有馆藏档案(包括纸质档案、缩微胶片的景像、录音档案和录像档案等)的数字化;二是收集和接收各种形式的电子文件,然后集成到统一的档案数据库中。
    3、标准规范建设。
    这是档案信息化快速、有序、健康发展的保障。管理规范包括数字档案相关要领定义、移交、整理、存储、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式等;业务规范包括数字档案的术语标准、资源描述、数字档案的文件格式、元数据、对象数据格式标准等;技术规范包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式等。
    4、应用系统建设。

    这是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。我们将依靠有关的技术力量,选用先进、适用和可靠的编码、数据库来加强档案管理系统。

    5、人才队伍建设。

    这是档案信息化的成功之本。要始终把提高人的素质放在第一位,加强对计算机网络技术等方面的培训。档案人员要边学边实践,不断提高档案信息化管理水平,正确处理好“路、车、货、交通规则和驾驶员”的关系。“路”,是计算机网络,“车”是计算机的硬件和软件,“货”是档案数据库,“交通规则”是标准规范,“驾驶员”是现代信息技术人员。有路无车不行;有了路和车,没有货不行;路修得再好,车再先进,没有优秀的驾驶员,仍然是行不通的。因此档案信息化建设必须以人为本,并坚持把档案数据库作为核心要素来抓。
    21世纪是信息产业主导世纪,逐步实现城建档案信息化成为城建档案事业发展的主流,面对新世纪的机遇与挑战,我们只有把握机遇,迎接挑战,加快发展,才能实现档案事业的改革与创新,建立信息产业的档案事业体系,并为建立信息化数字城市的建立打下良好的基础。


(责任编辑:徐州市城建档案馆)
  
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